Lorsqu’ils organisent des évènements gratuits, les organisateurs font parfois face à un important taux de désistement. Cependant, en utilisant une solution de billetterie en ligne il existe des astuces pour améliorer la fréquentation de ce type d’évènement. 

Gérer les réservations avec une billetterie en ligne

Dans un premier temps, il faut souligner qu’utiliser une billetterie en ligne pour organiser un évènement gratuit c’est s’armer d’outils performants. Les organisateurs vont pouvoir gérer depuis un seul et même endroit plusieurs tâches liées à leur évènement. En effet, ils vont pouvoir propulser en quelques minutes un mini-site de réservation mais aussi un widget intégrable sur leur propre site ainsi que sur leur page Facebook. Des éléments personnalisables et simples à utiliser.

Ensuite, ils vont pouvoir envoyer très facilement des invitations individuelles ou groupées.

Par ailleurs, la plateforme Wilout propose dans son Backoffice l’accès à un tableau de bord dynamique permettant de suivre en temps réel l’état des inscriptions. Les organisateurs peuvent ainsi plus aisément prendre des décisions concernant leur campagne de communication et le prix de leurs billets.

Pour aborder la valorisation, rappelons les deux types de valeurs rencontrées dans l’acte d’achat.

Pour commencer, la valeur objective : c’est le prix du billet, et des dépenses associées (frais de déplacement, repas).
Ensuite, la valeur subjective : c’est l’image dont se fait le participant de sa dépense. Cette valeur est une appréciation plus personnelle qui est associée à l’utilité,  la culture, les besoins et apports de cette expérience. 

Valoriser l’inscription à un évènement gratuit

Nous l’avons dit, les inscriptions gratuites sont souvent associées à un taux de désistement pouvant parfois s’élever jusqu’à 30%.
Améliorer la fréquentation représente donc un vrai défi pour les organisateurs. 

Comment valoriser la gratuité pour améliorer la fréquentation ?

Certaines stratégies tarifaires peuvent permettre de réduire un taux d’absentéisme par deux !
Grâce à une billetterie en ligne, il est possible d’accéder à des informations pertinentes sur les inscriptions et de mettre en place plusieurs types de billet, de les limiter, d’en ajouter ou d’en supprimer à sa guise.

Voici quelques-unes des méthodes à considérer pour améliorer sa fréquentation et susciter plus d’engagement.  

Limiter les places

Insister sur la limitation des places peut générer l’intérêt et la venue des participants. Même s’il est gratuit, la limitation des places disponibles donne un sentiment d’exclusivité augmentant la valeur subjective du billet pour son détenteur. Dans ce cas de figure, il ne faut pas hésiter à confirmer une seconde fois l’inscription à un participant par e-mail. 

La somme symbolique

C’est bien connu, lorsqu’un participant verse ne serait-ce qu’un euro, son inscription prend plus de valeur à ses yeux. Cette méthode aide à réduire les désistements. Néanmoins, si la somme est très basse, un participant peut facilement relativiser sa perte lorsqu’il décide d’annuler sa participation. 

Une stratégie temporelle

Voici un exemple de stratégie dans le temps :

Phase 1 de mise en vente : les billets sont gratuits sur une période bien définie, par exemple pendant 40 jours précédant l’évènement
Phase 2 de mise en vente : les billets deviennent payants dans les 72H précédant l’évènement

Une autre stratégie temporelle consiste à laisser le billet gratuit accessible sur un temps très limité (48h ou moins). Sachant qu’il bénéficie gratuitement d’un billet payant, la valeur subjective du billet augmente pour le participant.

Cependant, il est primordial de bien connaître les habitudes de votre public pour établir une telle stratégie. S’ils ont tendance à s’inscrire à la dernière minute, informez-les suffisamment en amont pour qu’ils s’inscrivent à temps. 

Une stratégie tarifaire enrichie

En plus du billet gratuit, il peut être très efficace de proposer un ticket premium avec une option telle qu’une documentation imprimée, un repas ou un cocktail. Lors d’un évènement, les participants donnent plus de valeur à un billet gratuit lorsqu’il se mêle à des billets payants (même 1,00€). En effet, obtenir un billet gratuit alors que d’autres payent suscite un sentiment de privilège. C’est d’autant plus vrai lorsque le billet gratuit fait partie d’une catégorie particulière. 

Actions pour réduire l’absentéisme

Plusieurs actions peuvent être mises en place pour améliorer la fréquentation d’un évènement gratuit. 

Utiliser un mini-site ou widget pour l’inscription

Mettre en place une inscription nominative via une solution de billetterie en ligne permet de l’officialiser. En le sortant de l’anonymat, elle génère un réel effet d’engagement pour le participant. De plus, la plateforme Wilout facilite la mise en place d’un formulaire associé à l’inscription. 

E-mail de rappel

Une semaine avant, puis dans les 48H précédant l’évènement, envoyer un e-mail permet de rappeler leur engagement aux participants.
Des extensions pour les boîtes e-mail, tel Boomerang, permettent de planifier un e-mail à plusieurs destinataires. 

SMS de relance

Il est également intéressant d’envoyer un SMS aux participants. Vous pouvez utiliser des solutions d’envoi groupé telles que IsendPro (SMS à 0,035€) ou OVH (100 SMS pour 7,00€). En général, les fournisseurs proposent un essai gratuit pour l’envoi de 20 SMS. 

Créer une liste d’attente

Avoir sous la main une liste de personnes pouvant remplacer au pied levé un absent peut améliorer considérablement le taux de fréquentation.
Faites savoir aux participants qu’ils sont enregistrés sur cette liste afin qu’ils puissent réserver leur journée.

Que vous envoyez un e-mail ou un SMS, rappeler vos coordonnées est également utile pour anticiper un désistement et permettre à une personne sur liste d’attente de bénéficier de la place vacante.

Pour finir, nous rappellerons que grâce au tableau de bord performant de Wilout, en plus de suivre en temps réel les inscriptions, les organisateurs peuvent établir un bilan et connaître très exactement leur taux de fréquentation. Ils peuvent également comparer des évènements entre eux. Ces outils permettent d’affiner avec pertinence leur stratégie tarifaire tout autant que leur stratégie de communication. 

Qu’ils soient gratuits ou payants, l’utilisation d’une billetterie en ligne favorise la réussite des évènementsNous vous invitons à découvrir la solution de billetterie Wilout