C’est le Jour J, l’heure du contrôle des entrées est venue. Wilout, votre plateforme de billetterie en ligne, a conçu plusieurs solutions pour vous aider à appréhender au mieux cette étape délicate de l’organisation évènementielle. 

Le listing participants

Depuis votre tableau de bord, il est possible d’exporter à tout moment votre liste de participants au format CSV ou PDF.

Tout d’abord, connectez-vous sur votre backoffice Wilout et suivez ces quelques étapes :

1. Sélectionnez votre évènement
2. Cliquez sur l’onglet « participants et contrôle »
3. Cliquez sur « exporter un fichier en CSV »

Votre fichier est prêt à être utilisé. Ainsi, vous pouvez l’imprimer et commencer le contrôle manuel.

NB : Vous pouvez également télécharger vos listes sur votre smartphone depuis notre application « Wilout Contrôle » (voir ci-après).

Le contrôle des entrées à l’aide d’un smartphone

Paramétrer sa billetterie - Contrôle des entrées

Gérer mon équipe

Plusieurs collaborateurs ou bénévoles seront amenés à vous aider à gérer le contrôle des entrées.

Sur le tableau de bord de votre évènement, vous pouvez créer une équipe et attribuer des rôles à vos collaborateurs. Généralement, ils seront “contrôleurs”. Vous allez générer des identifiants pour eux et ils n’auront accès qu’aux listes des participants. Par ailleurs, vous pouvez répartir les types de e-billets à valider à chacun d’eux.

Enfin, vos collaborateurs peuvent télécharger notre application et y accéder via les identifiants que vous leur aurez fournis au préalable. 

L’application Wilout Contrôle

Nous avons développé l’application gratuite « Wilout Contrôle » pour contrôler simplement l’accès à votre évènement.

En effet, elle est utilisable depuis n’importe quel smartphone pourvu d’une connexion internet. Pour cela, il vous suffit de télécharger l’application « Wilout Contrôle » disponible sur Apple Store et Google Play.

Avec cette dernière vous pourrez :
– Importer des listes spécifiques de participants
– Scanner le QR code ou le code-barres et valider les e-billets
– Consulter la liste de vos participants
– Rechercher un participant directement dans votre base de données

Globalement, en contrôlant les entrées avec notre application, vous gagnez du temps et réduisez les risques d’erreur. 

Wilout Contrôle Pro : la solution pour les évènements à forte affluence

Paramétrer sa billetterie - Le nombre de Participants

Pour les évènements de grande ampleur, le contrôle des entrées va demander un matériel optimisé. C’est pourquoi, nous avons spécialement conçu une gamme de hardware à la pointe de la technologie. Cette dernière a pour objectif de réduire considérablement l’attente des participants aux portes de votre évènement ! 

Fonctionnement de l’appareil de contrôle

Les terminaux mobiles  Wilout Contrôle Pro nécessitent une connexion internet afin de charger les données de contrôle. Ils permettent de contrôler des billets électroniques pourvus d’un QR code ou d’un code-barres.

Pour commencer le contrôle rendez-vous sur l’app Wilout Contrôle Pro (préinstallée). Rentrez ensuite vos identifiants et mot de passe, puis validez (ils sont identiques à ceux utilisés sur votre backoffice). Vous avez maintenant accès à votre/vos évènement(s) en cours de validité.

Sélectionnez ensuite l’évènement qui vous intéresse et choisissez parmi la liste de billets (précédemment paramétrés dans votre backoffice), celui ou ceux que vous désirez charger sur votre mobile. Une fois le chargement effectué vous êtes en possession de votre liste de participants !

Pour démarrer le contrôle des billets, deux modes sont disponibles :

  • Mode scan :  dans l’application, rendez-vous dans le 4ème onglet et appuyez sur le champs de saisie comme si vous vous apprêtiez à écrire.
    Cette étape est nécessaire pour initialiser le focus. Pressez ensuite le bouton pour déclencher le laser. Placez le billet perpendiculairement à l’appareil et visez le centre du code-barres.
  • Mode liste : rendez-vous dans le 2ème onglet et saisissez le nom du participant dans le champs de recherche. Si le clavier est invisible, il vous suffit de presser le bouton puis de faire défiler la liste. Enfin, cliquez sur la ligne correspondante pour valider manuellement le participant. 

Ce qu’il faut savoir

Wilout Contrôle Pro est une solution fiable et efficiente qui bénéficie d’une autonomie record d’environ 3000 scans . De plus, le terminal est ergonomique et facile à prendre en main.

Disponibles à la location ou l’achat, nos terminaux vous sont livrés chargés, paramétrés et prêts à l’emploi !

Vous l’aurez compris, Wilout est une solution complète de billetterie en ligne pour tous les évènements quelle que soit leur ampleur. 

De nombreux organisateurs font déjà confiance à Wilout en utilisant l’ensemble des fonctionnalités offertes par sa solution de billetterie en ligne. Rejoignez nous !