Organisateur chevronné ou non, c’est à vous qu’incombe la responsabilité de la protection de votre événement. Sans oublier, bien sûr, l’ensemble des personnes qui y assistent. Il n’est donc pas étonnant que les questions liées à la sécurité vous taraudent. Quel lieu est le plus adapté pour mon évènement ? Quelles sont les règles de sécurité liées à ce lieu ? Quelles sont mes obligations quant au respect des normes de sécurité ? Quels services dois-je contacter pour sécuriser ma manifestation ?

Ne paniquez pas ! Nous vous présentons ici les principaux points à aborder afin de mettre en place un évènement parfaitement sécurisé. 

Quelle législation pour mon évènement ?

Sachez tout d’abord que toute manifestation publique doit faire l’objet d’une déclaration en mairie. Vous devez la réaliser un an au plus tôt ou un mois au plus tard avant la date de votre événement. C’est à ce moment là que vous présenterez les dispositions que vous comptez prendre pour sécuriser votre évènement.

Évènement en intérieur

Dès lors que vous décidez d’organiser une manifestation en intérieur, vous vous trouvez vraisemblablement dans le cas d’un Etablissement Recevant du Public (ERP). Mais, qu’est-ce donc ? Ce sont tout simplement des bâtiments, locaux ou enceintes dans lesquels des personnes extérieures sont admises et cela, peu importe que l’accès soit payant, gratuit, libre, restreint ou sur invitation. 

Sachez que les ERP sont classés en 3 grands types et en 5 catégories. Ces dernières sont définies en fonction du seuil maximal de personnes pouvant être accueillies sur le lieu de votre évènement et définissent les exigences réglementaires applicables en fonction des risques. Il est donc nécessaire que vous connaissiez le type ainsi que la catégorie d’ERP dans laquelle vous vous situez et d’avoir connaissance approximative du nombre de personne attendues afin de savoir quelles réglementations de sécurité vous sont applicables.

Une chose importante à savoir est que la réglementation qui s’applique en matière de sécurité pour les ERP relève de deux documents centraux, à savoir, le Code de la construction et de l’habitation (CCH) et le Règlement de sécurité propre aux ERP.

Ensuite, pour pouvoir obtenir l’autorisation d’ouverture au public, vous devez fournir au maire l’extrait de registre de sécurité de l’ERP choisi. Celui-ci doit lui être parvenu huit jours avant le début de la manifestation. Ce dernier comprend le numéro d’identification, la date de vérification de l’enveloppe et de la structure par le Bureau de vérification des Chapiteaux Tentes et Structures (BVCTS) datant de moins de deux ans, ainsi que la périodicité de vérification des installations techniques.

Pour vous donner une autorisation, le maire est tenu de contrôler le respect des normes de sécurité de l’ERP. Si ces dernières ne sont pas correctement appliquées, le propriétaire ou exploitant de l’ERP s’expose à une fermeture voir à des sanctions pénales. Quant à vous, vous n’obtiendrez tout simplement pas votre autorisation. Votre seule solution sera donc de vous rabattre sur un autre lieu pour votre événement, aux normes cette fois-ci.

Évènement en extérieur

Un événement organisé en extérieur peut, de part sa nature, avoir une réglementation plus souple que ceux organisés en intérieur. 

Si votre manifestation est une déambulation sur la voie publique, il n’y a généralement pas d’ERP caractérisé. Il n’y a donc aucune réglementation obligatoire. Attention, cela ne signifie pas que vous ne devez rien mettre en place pour assurer la sécurité de votre évènement ! Au contraire, vous devrez toujours appliquer les normes de sécurité liées à votre type d’évènement en extérieur.

Au vu du grand nombre et de la complexité des cas, nous vous conseillons de consulter le guide des bonnes pratiques de sécurisation d’un évènement de voie publique. Vous trouverez au sein de celui-ci l’ensemble des informations et réglementations concernant tous les types d’événements dits de voie publique.

Mieux vaut prévenir… que guérir

Vous avez choisi le lieu le plus adapté pour organiser votre évènement. Vous avez également pris connaissance des réglementations et obligations de sécurité liées à celui-ci. Dorénavant, il est nécessaire que vous vous intéressiez aux questions de sécurité purement techniques.

L’assurance sécurité

Sachez qu’une assurance sécurité revêt deux dimensions : une humaine et une autre matérielle. En effet, vous devez, d’une part, vérifier que votre assurance couvre bien toutes les personnes impliquées le jour de votre évènement, à savoir le public et votre équipe. Vous devez, d’autre part, également penser à couvrir le lieu occupé et l’ensemble du matériel.

Ne vous focalisez pas sur l’ampleur de votre évènement pour décider de s’il est nécessaire de l’assurer ou non ! Un accident est vite arrivé et les frais pour le rembourser peuvent atteindre des sommes très élevées. D’où la nécessité de souscrire à une assurance sécurité pour éviter d’engager votre responsabilité civile, que ce soit pour un regroupement de trente personnes ou un festival en rassemblant 10 000.

Installations électriques et risque incendie

Si votre événement nécessite la mise en place d’une installation électrique, vous serez de fait confronté à plusieurs risques, tel que celui d’incendie ou bien d’électrocution. 

Si votre installation est provisoire, elle doit être vérifiée et validée par un organisme de contrôle agréé tel que le Bureau Veritas. Cependant, si celle-ci est permanente, le contrôle doit être fait chaque année par le propriétaire du lieu.

D’autre part, faites bien attention avant de choisir le lieu de votre évènement, aux matériaux présents sur celui-ci. En effet, des matériaux réactifs au feu engendrent de grands dangers de combustion. Il est donc dans votre intérêt de choisir un bâtiment avec des matériaux non inflammables tels le béton ou l’acier.

Sachez que dans le cas d’un ERP, le CCH impose la présence d’extincteurs dans les locaux, voire celle d’un service de sécurité incendie. Pensez donc à vérifier cela avec le propriétaire du lieu.

Attention : Si votre événement est dans le cas d’un ERP de type CTS (Chapiteaux, Tentes, Structures) et qu’il prévoit des tirs de feux d’artifice ou tout type d’animations impliquant des flammes, votre lieu de manifestation devra obligatoirement être visité par la commission de sécurité. Cette visite a lieu sur demande du maire ou du préfet dès lors que celui-ci aura pris connaissance de votre déclaration de manifestation publique. 

Un évènement accessible

Les questions concernant les déplacements et les accès menant au lieu de votre événement sont toutes aussi importantes que les précédentes. Ainsi, vous vous devez de connaitre les plans du lieu de votre évènement. Sans compter la position des accès ainsi que leur nombre. 

Gardez toujours à l’esprit que chaque axe de passage peut être un endroit accidentogène. C’est pourquoi vous ne devez en oublier aucun ! Vérifiez toujours que leur dimensionnement soient aux normes. Assurez vous également de la présence de sorties de secours. Sans oublier de penser à leur accessibilité et à leur visibilité. 

Enfin, si vous attendez des personnes à mobilité réduite, vous devez respecter plusieurs obligations. Celles-ci portent notamment sur les parties extérieures et intérieures du lieu. Elles concernent entre autres les circulations, une partie des places de stationnement automobile, les ascenseurs, et enfin les locaux et leurs équipements. Par exemple, la présence de rampes d’accès est obligatoire afin que ces personnes puissent se déplacer sur le lieu de votre manifestation sans encombres. 

Les anges gardiens de votre manifestation

Le service de secours

La demande de DPS (Dispositif de Secours) est obligatoire si votre événement se tient dans un ERP et que celui-ci attend au minimum 1 500 personnes. Toutefois, un DPS peut vous être imposé par les autorités de police pour une foule moins importante que 1 500 personnes si votre évènement est jugé à risque. 

Pour la mise en place d’un DPS, vous devez faire appel aux seules associations agréées de sécurité civile, comme la Croix-Rouge ou la Protection civile par exemple. Vous pouvez pour cela, consulter la liste d’associations agréées sur le site de la Préfecture de votre département. Vous pouvez également, si vous le souhaitez, proposer à des bénévoles ayant suivi une formation de premiers secours d’assurer ce rôle. 

Généralement, ces dispositions sont fixées pour assurer la sécurité du public avant tout. Vous pouvez toutefois les élargir. À qui ? À l’ensemble des personnes participant à l’organisation de l’événement et/ou assurant une prestation, si bien sur, vous l’estimez opportun. 

Le service de sécurité

Tout évènement nécessitant un contrôle des personnes à l’entrée (sacs ou palpations) doit obligatoirement être assuré par du personnel formé et/ou agréé.

Pour sa mise en place, vous avez la possibilité de faire appel à une société de sécurité privée. Cette dernière pourra couvrir l’ensemble des aspects de la sécurité et vous accompagner tout au long de votre événement. Cela engendre des coûts, certes. Si vous n’en avez pas les moyens, d’autres possibilités s’offrent à vous. En effet, vous pouvez faire appel à des bénévoles pour faire ce travail. Mais attention, il est obligatoire que ces derniers soient détenteurs d’une formation diplômante SSIAP !

Vous connaissez désormais les réglementations en vigueur et les obligations qui vous incombent concernant la sécurité physique de votre évènement. Sachez toutefois que sécuriser votre évènement ne passe pas uniquement par le fait de protéger le lieu. En effet, pour que vos festivités rencontrent le succès souhaité, il vous faut assurer la protection numérique de votre évènement. Cela passe notamment par la protection des datas liées à votre manifestation. Sans oublier le respect de la législation concernant la vente de vos billets. 

Pour être serein, sécurisez votre évènement en suivant les conseils Wilout !