Lors de la mise en place d’un évènement, il est primordial pour l’organisateur d’identifier précisément sa cible et de comprendre leurs attentes. Afin de garantir la réussite de votre évènement, vous devez donc adapter vos besoins aux exigences de vos participants. 

Pour ce faire, il existe des outils de gestion fiables. Ces derniers vous permettront de recueillir les informations dont vous avez besoin sur vos participants.

Identifiez vos participants

De nombreux organisateurs se tournent davantage vers l’utilisation de plateforme de billetterie en ligne afin de vendre leurs places. En effet, l’usage d’un tel outil simplifie l’organisation des évènements. Mais ce n’est pas tout ! Elle permet également d’accéder à des renseignements concernant son public.

La plateforme Wilout permet aux organisateurs d’accéder à un tableau de bord dynamique pour analyser l’évolution des ventes en temps réel. Ils obtiennent donc des précisions concernant la répartition (femmes/hommes) ainsi que des critères démographiques et géographiques sur leurs participants.

Le logiciel donne accès à des outils performants afin que vous puissiez définir les profils cibles de votre évènement. Cette analyse vous permet de mieux appréhender vos participants et de ce fait, déployer les actions de communication et de diffusion adaptées.

En effet, il existe une diversité de moyens pour communiquer, c’est pourquoi le choix des canaux de diffusion doit être stratégique. Il s’agit d’utiliser le bon média pour les bonnes personnes.

Adaptez vos besoins aux attentes de vos participants

Outre l’analyse des ventes, l’interface de gestion Wilout permet aux organisateurs de configurer l’envoi d’un formulaire lors de l’inscription des participants à l’évènement. Ces formulaires vont permettre de renseigner les organisateurs sur une donnée de leur choix concernant leurs participants.

Cliquez sur l’image afin de visualiser les divers choix proposés par le formulaire d’inscription de Wilout

Importance du formulaire d’inscription

Par exemple, l’organisateur d’un évènement écologique à Nice souhaite mettre en place des navettes gratuites pour transporter ses participants sur le lieu de l’évènement et les déposer chez eux par la suite.

Il souhaiterait donc connaître les principaux quartiers de Nice où résident ses inscrits afin d’établir efficacement le circuit des navettes.

Grâce à la plateforme Wilout, il va pouvoir paramétrer sa question et des propositions de réponses (afin de faciliter l’inscription). Le formulaire est une étape obligatoire lors de l’inscription des participants à l’évènement. L’organisateur est de ce fait, certain d’obtenir les informations les concernant.

Ainsi, les données recueillies vont permettre à l’organisateur de préparer le trajet des bus et de proposer de véritables avantages à ses participants.

Simple d’utilisation, les formulaires d’inscriptions permettent aux organisateurs de simplifier la préparation de leur évènement et d’être davantage performant. Choix unique, choix multiples, liste déroulante : les organisateurs peuvent savoir tout ce qu’ils souhaitent sur leurs participants. Les informations obtenues par le formulaire sont fiables. De plus, les organisateurs peuvent se servir de ces données afin de trouver de nouveaux sponsors ou être davantage performant lors d’une prochaine manifestation

Nous savons que les besoins d’informations sur les participants varient en fonction de chaque évènement. C’est pourquoi la solution de formulaire Wilout, modulable à l’infinie, promet de répondre aux besoins de chaque organisateur

Découvrez en détails la procédure pour mettre en place un formulaire pour vos inscriptions.