Lors de l’élaboration d’un projet ou d’un événement, beaucoup de questions font surface. Vais-je pouvoir répondre à mes besoins en financement ou en matériel ? Est-ce que j’ai les moyens de réaliser mes ambitions ? Tous les organisateurs en sont conscients, ces questions sont déterminantes, surtout dans le cadre d’un lancement !

Dans cette optique, le contrat de sponsoring a vu le jour. Il va permettre aux organisateurs de s’entourer de partenaires qui pourront les aider à mener à bien leur projet. 

Qu’est-ce que le sponsoring ?

Le sponsoring, appelé plus communément “parrainage”, est une démarche à but commercial. Dans cette optique, un partenaire annonceur (le sponsor) va soutenir, souvent financièrement ou matériellement, un organisme ou un évènement. Et ce, en échange de différentes formes de visibilité. Ces dernières permettront notamment au sponsor de valoriser son image et d’augmenter sa notoriété.

Le sponsoring est donc une action de “donnant-donnant”. Votre événement pourra, d’une part, s’organiser sans encombre grâce à l’apport de votre sponsor. D’autre part, votre sponsor gagnera en visibilité, ce qui lui apportera le plus souvent des retombées commerciales positives.

De plus, veiller à ce qu’un contrat de sponsoring soit mutuellement bénéfique est la garantie de voir ce partenariat perdurer dans le temps. Vous pourrez même le renégocier à la hausse les années suivantes et ce en fonction de votre développement ou de vos perspectives. Le but est de créer des relations à long terme et de vous entourer de partenaires stables et impliqués. 

Organiser un évènement caritatif - Partenariat

A qui est-ce que cela s’adresse ?

Les “sponsorisés” sont généralement les entreprises, les événements, les organismes ou les associations ne disposant pas des moyens financiers ou matériels suffisants à la mise en place ou au développement de leur événement. C’est donc dans l’optique d’arriver à clôturer un projet que la démarche de sponsoring va être utilisée. 

Les différents types de sponsoring

Tout d’abord, il est primordial que vous définissiez au mieux vos besoins. Cela vous permettra de faire appel au type de sponsoring adéquat. Sachez qu’il existe 4 grands types de sponsoring :

  • Sponsoring Financier : Le sponsor alloue une certaine somme d’argent pour accompagner le sponsorisé dans le développement de son événement. Il s’agit souvent de dons ou de subventions. Vous êtes tenu, en échange, de lui dédier des espaces de visibilité en fonction du budget reçu en apposant, par exemple, leur logo sur vos billets, flyers ou affiches. 
  • Sponsoring en Nature : Le sponsor peut, en fonction de vos besoins, soit vous céder du matériel, des infrastructures, ou encore des marchandises, soit mettre un certain nombre de services à votre disposition. 
  • Sponsoring Technologique : Ici, le sponsor vous fait profiter de son savoir-faire technologique.
  • Le sponsoring de Compétences : Le sponsor met à votre disposition les compétences salariales de son entreprise. Le but est de pouvoir participer au développement de votre événement.

Ces types de sponsoring peuvent prendre la forme de deux types de contrats :

  • Le contrat de sponsoring majeur ou exclusif : Ce partenariat envisage une prise en charge de la totalité du montant recherché par le sponsorisé (ou du moins, d’un montant considérable). Ici, le sponsorisé associe son sponsor à l’ensemble des activités et peut éventuellement l’inviter à participer aux décisions de l’entreprise dans le cadre de l’événement sponsorisé. Notez que ce contrat devra préciser le champ d’application du caractère exclusif du sponsoring à savoir : sa durée et les conditions de résiliations afin que l’engagement ne soit pas démesuré.
  • Le contrat de sponsoring ponctuel  : Le budget alloué au sponsorisé varie selon la nature du projet qui sera soutenu. Ce type de contrat de sponsoring devra prévoir une fin à l’issue du projet, c’est pourquoi le terme de “contrat à objet défini” est utilisé. 

Comment trouver le sponsor idéal ?

Sachez qu’il existe un énorme préjugé quant à la manière utilisée pour rechercher des sponsors. Généralement, les organisateurs d’événements n’identifient pas clairement ceux susceptibles d’avoir un intérêt pour leur projet et se focalisent uniquement sur les grandes marques, délaissant ainsi les partenaires locaux.

De plus, il existe des moyens simples pour déterminer qui approcher et surtout comment captiver efficacement votre interlocuteur pour qu’il s’intéresse à votre démarche. 

Le choix du sponsor

Pour choisir votre futur sponsor de manière efficace,  il est nécessaire d’établir une liste des marques pour lesquelles votre projet représenterait un potentiel intérêt. N’ayez pas peur de ratisser large ! En effet, ce n’est pas parce que vous organisez un événement sportif que vous devriez impérativement focaliser votre attention sur des marques de sport ou de bien-être : ouvrez vous à des univers connexes !

Dans cette optique, nous vous conseillons de faire 2 listes : les marques directement liées à la nature de votre événement et celles liées aux valeurs de ce dernier. En effet, un sponsor avec des valeurs communes aux vôtres aura plus de faciliter à adhérer au projet.

Il est recommandé d’obtenir au minimum 3 marques par secteur d’activités/catégories (assurance, banque, alimentaire, transports…). Favorisez les marques implantées en local afin de faire jouer l’esprit communautaire et de faciliter vos prises de contact.

Veillez surtout à rester cohérent dans le choix des marques que vous allez contacter. Par exemple, si vous visez les concessions automobiles et que votre événement est plutôt familial, tournez vous vers un concessionnaire dont les modèles sont majoritairement des berlines ou des SUV et non vers une marque de voitures de sport ou de luxe. En effet, vous aurez bien plus de chances de faire mouche auprès de votre cible.

Une fois l’entreprise repérée, il va falloir que vous appreniez à identifier le bon interlocuteur. Cela passe évidemment par de longues heures de recherches. Pour vous faciliter le travail, utilisez en premier lieu des outils comme Linkedin ou Viadéo. Si toutefois vous ne dégotez rien, il ne faut surtout pas baisser les bras. N’hésitez pas à faire appel à votre réseau ! Le but ultime étant pour vous d’obtenir, par l’intermédiaire de l’une de vos connaissances, une adresse email ou un numéro de téléphone vous permettant de contacter un décisionnaire de l’entreprise visée.

Astuce : Pour répertorier et suivre vos interactions avec vos prospects, nous vous conseillons d’utiliser un outil organisationnel tel que Trello (et en plus il est gratuit !)  

Réussir à toucher sa cible : le dossier de sponsoring

Un étape cruciale dans la recherche de votre sponsor est la rédaction du “dossier de sponsoring“. Ce dossier va littéralement vous servir à appâter des sponsors. C’est pourquoi, il est nécessaire de faire très attention aussi bien à la forme qu’au fond. En effet, c’est à la vue de ce dernier que bien souvent le futur sponsor décidera de vous rencontrer. 

Le dossier inclut généralement 5 sections :

  • Présentation de l’événement, du responsable du projet, de l’association, des parrains de l’événement… Tout ce qui peut apporter une certaine crédibilité quant à la qualité et la fiabilité des porteurs de projet.
  • Présentation du projet : Les origines et les objectifs, la description, les informations pratiques et éventuellement les projets à venir.
  • Public et campagne de promotion : La campagne de communication, sa diffusion, sa description (affiches, dépliants…) et leur quantité.
  • Budget présenté dans les grandes lignes.
  • Opportunités de partenariats : Il faut, d’une part, définir les montants recherchés en sponsoring. D’autre part, il vous faudra énumérer les différentes possibilités de retombées à offrir. Vous pouvez adapter les propositions en fonction des souhaits du sponsor.

Le but est de faire un point sur vos valeurs et l’image que vous souhaitez véhiculer lors de votre événement. Il vous faut donc présenter l’adéquation entre votre projet et votre public cible, et l’image de marque de l’entreprise choisie. 

En résumé, présentez d’abord vos besoins : le type de sponsoring que vous souhaiteriez mettre en place et quels espaces vous comptez leur dédier. Cette partie doit contenir des chiffres et présenter des objectifs clairs. Enfin, présentez les bénéfices que l’entreprise aura à vous sponsoriser. Soyez précis ! 

Notez qu’il existe plusieurs moyens de se démarquer afin d’attirer l’attention de votre futur sponsor :

  • Matérialiser l’envoi de votre dossier par un élément physique. Et si vous avez un petit budget alors adaptez vous et soyez créatif ! On se rappellera davantage de vous si vous créez la surprise, l’étonnement ou que vous attirez la sympathie sur votre projet. Envoyez par exemple, une fausse revue de presse relayant le succès de votre futur événement.
  • Intégrer dans votre dossier des informations que le sponsor peut potentiellement ignorer. Par exemple, expliquez bien que les dépenses de sponsoring engagées par le sponsor sont déductibles des résultats de son entreprise au même titre que ses autres charges. Cela, sans limitation de montant, dès lors qu’elles sont exposées dans l’intérêt direct de l’exploitation.

Pour finir, envoyez massivement votre dossier et faites le en amont de votre événement. En effet, le processus prend du temps et vous serez souvent obligé de relancer vos interlocuteurs. Restez donc patient et ne vous découragez pas. Nous sommes persuadés que vos efforts finiront par payer !  

Quelles sont les alternatives au sponsoring ?

L’alternative la plus connue au contrat de sponsoring est le contrat de mécénat. Ce dernier représente un soutien financier, en nature ou de compétences apporté par un mécène, et ce sans contrepartie directe de la part du bénéficiaire. Nous pouvons donc dire que ce dernier ne sous-tend donc pas d’enjeu commercial. Il reste un simple acte de générosité et de charité.

Mais il est important de noter que les entités pouvant en bénéficier sont uniquement les organismes d’intérêts général. C’est-à-dire que l’activité de votre entreprise doit être soit non lucrative et non-concurrentielle, soit de gestion désintéressée, soit ne profitant qu’à un cercle restreint de personne. Par ailleurs, votre oeuvre (projet) doit elle aussi être d’intérêt général. En d’autres termes, elle peut être éducative, humanitaire, sportive, culturelle, ou encore liée à la défense de l’environnement naturel.

Il existe un grand nombre d’outils qui vous permettront de facilement trouver un mécène. Vous pouvez, par exemple, faire le choix de vous abonner au e-répertoire des mécènes (900 références) pour environ 73 euros.

Il est évidemment nécessaire de présenter un dossier de mécénat à votre futur mécène afin de le convaincre.

Pour finir, sachez que le mécénat est, comme le sponsoring, encadré et encouragé par un dispositif fiscal dont Admical est à l’origine. Dans cette optique, la « Loi Aillagon » permet aux entreprises et aux particuliers de déduire respectivement 60 % et 66 % de leurs dépenses de mécénat de leurs impôts, toujours sous certaines conditions. 

Alors, prêt(e)s pour la chasse aux sponsors ? 

Une fois que vous avez choisi votre sponsor et avez toutes les cartes en main pour concrétiser votre évènement, il ne vous reste plus qu’à initier la mise en place de votre billetterie sur Wilout !