Gérer les inscriptions de votre workshop

Initialement organisé par les entreprises, le workshop se réinvente et devient un atelier créatif. Son principe ? Partager et développer l’esprit d’équipe d’un petit groupe de personnes autour d’une thématique. Vous possédez une expertise dans un domaine particulier et vous souhaitez en faire profiter des personnes désireuses de développer leurs compétences mais la gestion des inscriptions vous préoccupe ?

L’utilisation d’une plateforme de billetterie en ligne va vous permettre de faciliter l’ensemble des tâches liées à la gestion des participants.

Organiser un workshop

Comme tout évènement, la réalisation d’un workshop s’organise en plusieurs étapes clés.

D’une part, les animateurs de workshop doivent déterminer les objectifs précis de leur atelier. Ils peuvent soit orienter leur séance sur l’acquisition d’une compétence de travail ou d’un savoir-faire, soit sur l’approfondissement d’un sujet en particulier.

D’autre part, l’organisateur doit définir les groupes de personnes participants en fonction de leurs attentes. Lors de leur inscription via un système de billetterie en ligne, l’envoi d’un formulaire peut permettre de mieux appréhender les besoins et attentes de chaque participant. Véritable atout, cet outil permet de simplifier la constitution des groupes par les organisateurs.

Il est recommandé de mettre en place des groupes de 4 à 8 personnes afin de faciliter les échanges et l’implication de chacun. Concernant la durée de la séance, elle est variable en fonction de la thématique de l’atelier. Elle dure généralement 1 à 2 heures mais peut parfois s’étendre à une journée.

Atelier de travail revisité, ludique et créatif, le workshop plaît et motive bien plus qu’une réunion de travail classique ! Afin que l’atelier soit une réussite, une gestion de la séance mais aussi des participants en amont est indispensable.

Pourquoi utiliser une billetterie en ligne ?

Tout d’abord, il s’agit d’une solution en libre-service qui ne nécessite pas de télécharger un logiciel. Cette dernière permet de générer un mini-site de vente et de vendre des billets électroniques. Avec Wiloutl’ensemble des outils et informations sont centralisés sur une interface de gestion simple et intuitive. La solution offre également des services enrichis de nombreuses fonctionnalités destinées à optimiser la gestion de vos ateliers.

Pour commencer, voyons quelques-unes des fonctionnalités disponibles :

  • Mise à disposition d’un mini-site de vente personnalisable
  • Widget multi-évènements
  • Intégration de la billetterie sur Facebook
  • Création d’e-billets personnalisables
  • Envoi d’invitations individuelles mais aussi groupées
  • Tableau de bord permettant de visualiser ses indicateurs de performance (stocks, billets vendus, infos participants)

Wilout permet donc aux organisateurs d’ateliers d’accéder à des outils performants et simple d’utilisation.
Nous allons vous présenter comment ces derniers facilitent la gestion des inscriptions.

Gérer les inscriptions en ligne

Plusieurs fonctionnalités de la billetterie en ligne s’avèrent, en effet, très utiles pour la gestion des inscriptions à un workshop.

Tarification de l’atelier

Certains organisateurs proposent des packs incluant des repas ou encore des billets à tarifs préférentiels. Grâce au tableau de bord dynamique de Wilout, il est possible de consulter en temps réel l’état des ventes et en un clic ajouter ou supprimer des billets. Développer une stratégie tarifaire représente une véritable opportunité pour améliorer et rentabiliser les ventes.
Par ailleurs, pour les workshops gratuits, il est également possible d’accéder gratuitement et sans abonnement aux services de la billetterie en ligne.

Formulaires d’inscription

Comme nous avons pu le voir précédemment, il est intéressant dinsérer un formulaire lors de l’inscription de vos participants afin de mieux cibler leurs attentes. Champs libres, questions fermées, choix multiples, tout à été prévu pour permettre aux organisateurs d’obtenir les renseignements dont ils ont besoin.

Accueil des participants

Le jour de l’atelier, l’organisateur devra tout simplement imprimer la liste des participants depuis son Backoffice afin de vérifier les entrées.

Si le workshop réunit plus d’une dizaine de participants, une application va fluidifier l’accueil.
En effet, Wilout met à disposition gratuitement sur iOS et Android, une application connectée au Backoffice qui permet de scanner les billets électroniques depuis votre smartphone.

Des solutions adaptées à chaque situation et qui permettent à l’organisateur de gagner un temps précieux pour un accueil convivial et en toute sérénité de son public.

Qu’il soit gratuit ou payant, qu’il accueille 5 ou 100 participants, il y a de nombreuses raisons d’utiliser une billetterie en ligne pour la gestion d’un évènement. C’est pourquoi nous invitons les organisateurs de workshop à découvrir toutes les possibilités offertes par Wilout.

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