Organiser un évènement associatif

Membre ou dirigeant d’une association, l’organisation d’un évènement permet de promouvoir les actions de l’association et récolter des fonds. La création et la gestion d’un évènement associatif est une activité prenante et exigeante, cela dit, il existe un certain nombre d’outils facilitant le travail des associations.

évènement associatif

Le projet associatif

Quelle que soit la nature, les associations accomplissent des actions portées par un projet commun.

En effet, lors de la constitution d’une association, ses membres fondateurs écrivent les statuts et décident ensemble du projet associatif qui sera au coeur de leurs activités.

Issu d’une réflexion collective, le projet associatif est un outil référent pour la mise en place et la gestion d’actions et évènements. Certes, les actions de l’association évoluent au fil du temps, cependant le projet associatif reste le même. 

Pour définir leur projet associatif, ils devront répondre à trois questions phares : 

  • Quelles sont les valeurs ?
  • Quels sont les objectifs de l’association ?
  • Comment atteindre ces objectifs ?

Il est primordial d’établir les fondamentaux de l’association, de les mettre sur papier et/ou de les publier en ligne.

gestion évènement associatif

Gestion d’un évènement associatif 

Que ce soit à caractère sportif, culturel ou philanthropique, les associations sont régulièrement amenées à créer des évènements. Cependant, la mise en place d’une manifestation associative peut être freinée par de nombreux facteurs. Les obligations légales, les conditions météorologiques, l’attribution des subventions et les risques sécuritaires sont des éléments à ne pas négliger. 

La réussite de l’évènement découle d’une bonne gestion de projet associatif.

Les étapes clés à déterminer en amont : 

  • Définir les objectifs, cibles et finalités (concept)
  • Gérer le cadre (public, lieu, période)
  • Estimer le budget (dépenses, recettes, subventions)
  • Etablir un rétro planning évènementiel

Une fois la phase de conceptualisation validée, survient les phases de commercialisation et de réalisation. C’est le moment propice pour communiquer sur le caractère et les raisons de l’évènement auprès de sa communauté ! Le choix des médias doit être stratégique afin de toucher davantage de participants.

Quel choix pour la billetterie ?

Afin de gérer efficacement la vente des billets de l’évènement, il est recommandé de se tourner vers une plateforme de billetterie en ligne. L’utilisation d’une solution entièrement dématérialisée permet de centraliser les données de ses participants et de ce fait, simplifie le travail des organisateurs. Certaines plateformes facilitent également la gestion des entrées des participants le jour de l’évènement. C’est le cas de Wilout qui propose une application de checking gratuite disponible sur App Store et Google Play.

Enfin, lorsque l’évènement touche à sa fin intervient la phase de l’évaluation financière. Une association doit produire un rapport moral détaillé qui comprend une évaluation de ses réalisations. La plateforme Wilout simplifie également la gestion comptable et propose aux organisateurs d’éditer une reddition des comptes.

Comme nous avons pu le voir, la réalisation d’évènements associatifs est un projet ambitieux qui nécessite un important investissement de la part des membres et bénévoles.

Ainsi, l’utilisation d’outils digitaux, tels qu’un logiciel de billetterie en ligne facilite aujourd’hui le travail des associations. Que ce soit pour la gestion de certaines tâches dans la phase de commercialisation, de réalisation ou d’évaluation financière, de nombreux organisateurs d’évènements ont adopté ces plateformes.

Pour toutes ces raisons, nous invitons les membres ou dirigeants d’association à découvrir Wilout, une solution de billetterie idéale pour les associations.

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