La fonctionnalité d’envoi multiple d’invitations avec Wilout

Effectuer un envoi multiple d’invitations depuis son espace de gestion est une tâche que Wilout a souhaité rendre aussi simple que possible. Elle a ainsi conçu un système permettant de télécharger simplement le gabarit d’invitations Wilout et d’agir manuellement sur ce dernier.

envoi multiple d'invitations

Nous allons détailler ci-après les étapes à suivre pour effectuer cette manipulation :

Téléchargez le gabarit Wilout

Remplissez votre fichier

Le gabarit Wilout se compose de 5 colonnes :
  • Nom du participant (impératif)
  • Prénom du participant
  • Adresse e-mail du participant (impératif)
  • Quantité (impératif)
  • Message personnalisé

Vous devez impérativement respecter l’ordre ci-dessus, y compris dans le cas où l’une des colonnes n’ait pas de données.

Astuce : Si vous envoyez vos invitations à une entité, nous vous recommandons d’indiquer le nom de l’entité dans la colonne “Nom” et de ne rien inscrire dans le colonne “Prénom”.

Enregistrez votre fichier

Vous devez ensuite enregistrer votre fichier au format “.csv”  (séparateur : point virgule) et ne plus le re-ouvrir avant son import final. En effet, une réouverture du document après son enregistrement initial, peut entrainer une modification de la mise en page des colonnes et donc de sa bonne intégration.

Importez vos invités

Rendez-vous pour finir sur votre backoffice Wilout, puis cliquez sur « importer vos invitations » (Rappel :  Sélectionnez votre évènement > Cliquez sur l’onglet « participants et contrôle » > Invitations > envoi multiple d’invitations »)

Ce fichier, est celui que vous avez complétez précédemment. Cliquez sur « importer » pour finaliser l’opération. Vos futurs participants sont sur le point d’être invités à votre évènement.

Validation de l’envoi

Vous êtes directement informé de la bonne réussite de votre envoi.

Laisser un commentaire

Fermer le menu